Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Suomen Kiinteistötekniikka -konsernin EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja tietosuojalakiin (5.12.2018/1050) perustuva rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2019
1. Rekisterinpitäjä
Suomen kiinteistötekniikka Oy
Pietarinkatu 9
00140 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Esa Kumpu, puh. 0400 331 141
3. Rekisterin nimi
Myynti- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Suomen Kiinteistötekniikka -konsernin Myynti- ja markkinointirekisteriä käytetään Suomen Kiinteistötekniikka -konsernin yhtiöiden palveluiden ja tapahtumien suoramarkkinointiin ja näihin rinnastettaviin toimiin, kuten asiakasviestintään, uusasiakashankintaan, asiakaspalautteen keräämiseen sekä muihin yrityksen liiketoiminnallisiin tarpeisiin. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen sekä asiakassuhteiden synnyttämiseen teknisten rajapintojen kautta. Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle
5. Rekisterin tietosisältö
Myynti- ja markkinointirekisteri sisältää tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä tai asemaa yrityksessä, yhteisössä tai julkisessa elämässä sekä muita asiakkuuden hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Edustamansa yhteisö – Sähköpostiosoite
- Postiosoite – Puhelinnumero
- Tiedot aikaisemmista asiakaspostituksista ja tapahtumakutsuista
- Tarjouspyynnöistä sekä asiakastapaamisista saadut keskustelutiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Myynti- ja markkinointirekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asiakkailta vastaanotettujen sähköpostiviestien kautta, käyntikorteista, puhelimessa tai fyysisissä kohtaamisissa. Tietoja voidaan saada myös muilta sidosryhmiltä esim. www-sivujen yhteydenottolomakkeen tai vastaavien kautta sekä Suomen Kiinteistötekniikan toiminnanohjausjärjestelmästä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään vain asiakassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa perustetta.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).